日本人はやらなくていいことをやりすぎている – 副業年収5倍を実現したCASTERの使い方

Mr. Madoka Sawa
Ensow Co.

澤さんは大手外資系IT企業の役員であり、プレゼンテーションのトレーニングや人事管理方法の講義、メンタリング、オンラインビジネスサロンの運営など、様々な独立した活動にも関与しています。企業代表としての一面と独立したプロフェッショナルとしての一面を持ち、多岐にわたる分野で活躍しています。彼はテレビやラジオに出演し、複数のウェブメディアに記事を連載しています。

かつては、ビジネスパーソンが秘書の仕事をするべきではないと考えていました…

「Voicy」で何度もCASTERを紹介していただき、ありがとうございます!まずは、CASTERとの最初の接触について教えてください。

私の最初のCASTERとの出会いは、同社の代表である中川さんとでした。 何度かお会いする機会があり、サービスについては知っていましたが、なぜか自分自身で利用するという発想はありませんでした。 私は企業の役員として働いていますが、その立場でも個人秘書はいません。 そして、ビジネスパーソンとして、自分のスキルセットが武器であり、秘書は必要ないと考えていました。 そのため、その時点まで、時には他の人の助けが必要でも、自分でできることは自分でやってきました。 しかし、大きな間違いをした後に初めて、これが誤りだったと気づいたのです。

何が起こったのでしょうか?

航空券の手配で3度連続でミスをしました。まず、羽田から博多へのフライトを逆方向に手配してしまいました。そして、別の時には、サンフランシスコからの帰りのフライトを間違えて予約し、最後にシンガポール行きのフライトを予約する際にもミスをしました。 それにより、そこに行くことができず、後でシンガポールに参加するはずだった妻を一人で旅行させることになりました(笑)。自分自身にうんざりして、「またやっちゃった…」とTwitterに投稿したら、中川さんから「澤さん、ぜひ当社のサービスを使ってみてください」とコメントがありました。 それでようやく、「ああ、すごいサービスがあるんだ!」と気づき、「このサービスを使おう!」と思い立ち、約1年前に登録してサービスを利用し始めました。自分自身の多くの失敗を通じて、自分がすべきこととすべきでないことを決定する重要性をようやく理解しました。 その後、すぐにかつ効率的に動かす手段としてバーチャルアシスタントを求める機会を得ました。私のミスは、自分が焦点を合わせるべきことを再考し、CASTERの利用を開始するきっかけになりました。

「自分にしかできないこと」に焦点を合わせた結果、重複作業からの年間収入が5倍に増えました。

現在、CASTERにどのような仕事を依頼していますか?

私がCASTERに依頼している主な仕事は3つあります。 まず最初にあるのは、主にウェブサイトからの問い合わせのチェックと返信です。 ウェブサイトの再開後、トラフィックが大幅に増加し、1人では対応できない状況になりました。最初のコミュニケーション全般をバーチャルアシスタントが担当しています。 2つ目はスケジュールと管理です。 最初の対応が終わった後、仕事の依頼が入り、私のスケジュールを調整する必要があるため、バーチャルアシスタントがそれを調整・管理しています。 スケジュールを調整する必要があるとすぐに、URLを共有し、バーチャルアシスタントに可能な限りミスが少なくなるようにスケジュール管理をお願いしています。私の場合、企業の従業員としてスケジュールを管理する必要もあります。 何度か試行錯誤の後、機密情報を含まないように会社のスケジュールをエクスポートし、それをバーチャルアシスタントに送信しました。これにより、企業と個人のスケジュールを同時に管理できるようにしました。 そして非常に役立っているのはリマインダーサービスです。 私はとても忘れっぽいので、フォローアップをお願いしています。CASTERとの最初の取り組みでは、バーチャルアシスタントとのコミュニケーションと管理にSlackのみを使用していました。 しかし、それでは情報量が増え、処理すべきタスクが増えてしまい、時々作業の中で迷子になってしまいました。現在はバックログというツールを使用しています。これによりプロジェクト管理の観点からすべてを管理できますが、それでもミスは起こります(笑)。 彼らがそのような場面を指摘してくれ、私が仕事をこなせるよう手助けしてくれることにとても感謝しています。

CASTERを利用する前と後で何か変化を感じましたか?

変化は数字からも明確に見て取れます。複数の仕事からの年間収入が昨年比で5倍に増えました。 これらの数字からも、私が付加価値を生み出せる分野に努力を集中していることがわかります。 たとえば、出社が義務ではないため、私の出席が価値を加えるかどうかで出社するかどうかを決めます。 現在では、チャットツールやオンライン通話を使って日常業務を行えます。そのため、オフラインでしか行えない顧客や同僚とのコミュニケーションのためにオフィスに行くことにしています。 私はCASTERも同じように活用し、私が得意でないことを他の誰かに頼み、自分だけができることをして価値を生み出すという考え方で使っています。 実際、得意でないことを他の誰かに頼むことには何も問題はありませんが、実際にはとても難しいことです。 日本人は自分の弱点を克服するよう教えられており、自分の得意なことに限らずすべてのスキルを高めようとします。 しかし、そうすると専門性を軽視してしまいます。だからこそ、自分の弱点を認め理解し、自分の強みに頼ることが最善です。 この考え方に厳格に従うことで、より効率的に働くことができ、時間の管理を改善し、仕事を断る必要がなくなりました。 その結果、私のビジネスは5倍に成長しました。

見たものだけで判断せず、投資リターンを考慮してください。

5倍は膨大な数字ですね。でも、それは仕事量が多すぎるんじゃないですか?

全然そんなことはありません。仕事が増えたからといって、私が働く時間が増えたわけではなく、実際に以前よりも睡眠時間が増えています。だから収入が増えたというのは違います。自分の時間の使い方について、かなり無駄があったと驚いています。 私は時間の投資リターンを考えることの方が良いと思っています。なぜなら、数量化できないけれど非常に価値のあるものがあるからです。その1つが睡眠です。1時間でも多く眠ることで、仕事もより効率的に進めることができますし、気分も良くなります。CASTERのおかげで、書類作業やその他の事務的なタスクをする代わりに、その時間を睡眠に充てることができます。 さらに、本当にやりたいことに時間を割く余裕も得られます。金銭的価値も大事ですが、物質的でない価値も考慮すべきだと思います。CASTERに関しては、私の投資リターンが非常に高いと思っています。

CASTERは個人も企業も「新しいこと」に進むための手法です。

個人でもビジネスでも、新しいことを始める際には常にCASTERを利用すべきだと思います。 副業を始めたいけれど事務的なタスクが得意ではない場合も、CASTERのサービスに投資すべきです。バーチャルアシスタントは、様々な企業や個人をサポートする経験と知識を持っています。彼らは非効率な点や改善すべき点を既に知っており、アドバイスを提供できます。また、バーチャルアシスタントに助けを求める過程で、自分自身の情報やタスクを整理することもできます。 最も時間の無駄なのは、書類作業や得意でないことに集中し、本来提供すべき価値を提供できなくなることです。私の経験から言えることは、助けを求めるためにタスクを中断するのは良い考えではないということです。 最も効果的なアプローチは、その分野のプロであるバーチャルアシスタントにすべてを委任することです。なぜなら新しい取り組みは崩れやすく、その継続が保証されていないため、必要以上に多くの人員を配置することが事態を複雑にすることがあります。 たとえば、新しい取り組みが失敗した場合、その取り組んでいた人員の扱いは非常に難しい問題となります。特にその新しい取り組みが企業にとって重要なプレーヤーでない専門的な分野である場合、その人員を他の分野に再配置することは難しいことがあります。これは高い従業員の入れ替わりやスタッフの離職につながる可能性があります。 したがって、新しい取り組みのための固定資産人員をできるだけ減らし、CASTERのような現行資産ベースのサービスでこれらの新しい領域をカバーすることは、企業と従業員の両方にとって効率的です。新しいビジネスには、CASTERが必須であると言っても過言ではありません。

ありがとうございます。将来、あなた自身で新しいことを始める予定はありますか?

新しいことをたくさん始める予定です。 スピーキングやメンタリング、執筆などの現在の活動を維持しつつ、他の方法で世界に価値を提供していくつもりです。 何に取り組むにせよ、常に事務的な雑務はありますので、バーチャルアシスタントのサポートが引き続き必要です。特に移行期の初めの段階では、あなたのサポートが大変ありがたいと思います。