CASTERは時間と場所を節約してくれる、信頼できるアウトソーシングサービスです。

Anna Sundukova
Goodpatch

グッドパッチはデザインによる力を証明し、様々な産業のクライアントにデジタルデザインと戦略に関する助言を行うデザインコンサルタント会社です。同社は小売り、プラットフォーム、持続可能性、社会的影響を含む幅広いセクターの多くのクライアントを支援してきました。このインタビューでは、グッドパッチのシニアデザインストラテジストであるAnna Sundukovaさんにお話を伺いました。

まず、チームがCASTERを使い始めたきっかけを教えてください。

当社は比較的小規模な企業なので、CASTERのようなサービスに非常に興味を持っています。メンバーは約20人で、ほとんどがベテランメンバーですが、初級レベルのメンバーやインターンは限られています。しかし、私たちの初級メンバーの多くはクライアントと責任ある役割を果たしており、自身の多くのタスクを抱えています。私たちは小さなチームなので、CASTERに私たちのベテランメンバーが担当している一部のタスクを外部委託できることが魅力的でした。 私は戦略家として、調査やプレゼンテーションなど、最終的に時間あたりのコストが非常に高い作業を行っています。私がGoogleで過ごす1時間は会社にとって多額の費用とクライアントにとってもコストがかかります。私が行うか他の誰かが行うかは関係ない、専門家が必要ではない非常にルーチンな作業がたくさんあります。 私たちは、そのような作業を肩代わりするために人を採用したいとは必ずしも思っていませんでした。なぜなら、それは給与に人を置くという大きなコミットメントになり、彼らが常にやることを持っていることを保証する必要があるからです。CASTERはこうした状況で便利です。それらのギャップを埋めてくれるのです。

あなたのチームは、15時間のトライアル・パッケージからスタートしたと記憶しています。その時間は、手持ちのタスクをアウトソーシングして使い切ったのですか?

いいえ、その時間は他のチームメンバーと共有しました。CASTERの主な利点の一つは、そのサービスをチームで共有できることです。CASTERが担当してくれる様々なタスクにより、契約した時間を効率的に使うことができました。それが私だけに限定されていなかったので、非常に有益でした。 バックオフィスの同僚も、CASTERの利用で利益を得ています。彼らは多くの書類やデジタル文書を処理する必要があります。また、シニアマネジメントも基本的な調査のためにそのサービスを利用しています。

当社のサービスを賢く活用する方法ですね。CASTERを利用することで、あなたや同僚がどのように恩恵を受けているかについてもう少し詳しく教えていただけますか?

CASTERを私たちのワークフローに統合し、作業スタイルを「自分でやる」という考え方から「自分一人で全てをやらなくてもいい」という方向に変える方法を理解するのには時間はかかりませんでした。 時間の経過と共に、私たちのチームは外部委託できるタスクをどんどん見つけ、その結果、3人の異なる人がそのサービスを利用するようになりました。これを私たちの仕事に常に統合することで、「自分でやらなくてもいいことはどれくらいあるか」という癖が身についています。「誰でもできるなら」と考えた時、それを外部委託できるとわかります。 たとえば、ワークショップの準備をする際には、投稿を手作業でタイプする必要がありますが、これは誰でもできる作業です。また、情報を1つの形式から別の形式に移すこと、特別な知識を必要としない基本的な調査を行うこと、作業ツールを比較することなどもあります。 CASTERは、実際の時間だけでなく、私のヘッドスペースも節約するのに役立ちました。

CASTERには主に定型的なタスクを外部委託していますか、それとも一度だけのタスクを委託していますか?

私の戦略企画の仕事では、ルーチン的なことはありません。すべてが異なります。共通しているのは調査だけです。私の同僚のほとんども、彼らの仕事はルーチンではないと言っています。私たちのバーチャルアシスタントは一度限りのタスクでも問題なく対応できます。

CASTERを使ってみて、一番印象的だったことは何ですか?

バーチャルアシスタントは非常に速く、非常に信頼性がありました。納期の見積もりがある場合、通常は見積もりの前に提供されるか、ちょうどその予定通りに届きます。 もちろん、予定通りに成果物を得るための少しの計画時間は必要ですが、それは自分でタスクを行うのと同じです。CASTERが提示した見積もりの作業時間は、私が自分で計算するのと同じでした。それが私をさらに納得させました。 すべての成果物の計画には少しの時間がかかるかもしれませんが、それは価値があります。なぜなら、節約した時間だけでなく、作業からいくつかのノイズを取り除くことで、他のことに時間を割り当てることができます。CASTERは、私が脳を切り替える必要のある騒々しい、時間のかかるタスクをすべて取り除いてくれました。 それらの騒々しいタスクに集中する必要がある時、新しい洞察や情報をもたらさない場合でも、ただやらなければならないことがあります。したがって、CASTERは実際の時間とヘッドスペースを節約し、より価値のあるタスクにより多くの時間を費やすことに集中できるように貢献しました。

あなたのタスクを整理するフロントアシスタントとの仕事について、どのような感じですか?

私たちの専任フロントアシスタントは常に的確で、助けになり、歓迎してくれました。彼女との仕事を楽しんでいました。彼女の目標は最高のサービスを提供し、手助けすることです。とてもサービス志向が強い興味深い雰囲気があります。 チームや組織で仕事をする際、たとえもっと下の立場の人が自分の下で働いていても、その人たちがあなたのために働いているわけではありません。彼らは協力するためにそこにいるのです。 実際にサービスを購入すると、興味深い効果があります。この人の自然なやる気と目標は、優れたサービスを提供することにあります。これは、チームメンバーと一緒に働く場合とは非常に異なるダイナミクスです。 自分のビジネスに対する重要な知識や理解が不要な特定のトピックを外部委託することができるという点では、非常に大きなメリットがあります。なぜなら、関係のダイナミクスが非常に異なるため、同僚と働くときに必ずしも得られないものです。 CASTERと一緒に仕事をする際には、驚きや不確実性はありません。

初めてバーチャルアシスタントと仕事をした際、アウトソーシングには通常、いくらかの不確実性が伴いますが、それを感じましたか?

初めてアシスタントにリクエストを送った際、彼女は作業を進める前に最初のドラフトを返してきました。この最初のドラフトは非常に役立ちます。その上でコメントを追加し、最終的な成果物のイメージを描くことができます。驚きはありません。あなたは自信を持っており、アシスタントがタスクに取り組む姿勢を知っています。 最終作業は徹底的で堅実であり、これが最初のドラフトで合意した内容になりました。追加したコメントが最終的に得られるものとまったく同じになることが期待できます。

CASTERを利用することをお勧めするのは、どのような人々ですか?

フリーランサーでクライアントの仕事が多い方や、私たちのような小規模企業は、このサービスを非常に有益に感じるでしょう。チームが小さい場合でも、すべての企業が行わなければならない同じ作業を少ない人数で行う必要があります。 あなたのやることリストから何かを引き受けてくれるバーチャルアシスタントがいることで、チームは戦略的計画に集中するための時間を確保できます。例えば、もし私が再びフリーランスとして活動することになれば、クライアントベースを確立する際に、時間の使い方を最適化できるため、再びCASTERと仕事を考えることが多いでしょう。