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Spare Zeit und Headspace: Outsourcing von Aufgaben ohne Ungewissheit

Anna Sundukova
Goodpatch

Goodpatch ist ein Design- und Beratungsunternehmen, das sich zum Ziel gesetzt hat, die Macht von Design unter Beweis zu stellen und Kunden aus allen Branchen zum Thema digitales Design und Strategie zu beraten. Das Unternehmen hat bereits viele Kunden in einer Vielzahl von Branchen unterstützt, darunter Einzelhandel, Plattformen, Nachhaltigkeit und Soziales. Für dieses Interview haben wir mit Anna Sundukova gesprochen, Senior Design Strategist bei Goodpatch.

Zuerst, wie hat dein Team begonnen, Dienstleistungen von Caster zu nutzen?

Wir sind sehr an Diensten wie Caster interessiert, weil wir ein relativ kleines Unternehmen sind. Wir sind nur etwa 20 Mitarbeiter, überwiegend Senior Teammitglieder und haben nur wenige Junior Mitarbeiter und Praktikanten. Die meisten unserer Nachwuchskräfte haben jedoch oft verantwortungsvolle Aufgaben bei den Kunden, und haben dazu viele eigene Aufgaben. Als ein kleines Team, war es für uns interessant, einige Aufgaben, für die unsere leitende Kollegen zuständig sind, an Caster abzugeben.

In meiner Rolle als Strategin führe ich Recherchen, Präsentationen und eine Menge Arbeit durch, die letztendlich sehr hohe Kosten pro Stunde verursacht. Jede Stunde, die ich mit Google verbringe, kostet das Unternehmen und den Kunden viel. Da sindt viele Aufgaben, bei denen es keine Rolle spielt, ob ich sie erledige oder jemand anderes, weil es sich um routinierte Aufgaben handelt, für die nicht unbedingt ein Spezialist benötigt wird.

Wir wollten nicht unbedingt weitere Mitarbeiter einstellen, nur um uns diesen Teil der Arbeit abzunehmen, denn es wäre eine enorme Verpflichtung, Leute auf die Gehaltsliste zu setzen und sicherzustellen, dass sie immer etwas zu tun haben. Caster ist in solchen Situationen praktisch, weil sie diese Lücken füllt.

Ich erinnere mich daran, dass dein Team mit unserem 15-Stunden-Testpaket begonnen hat. Hast du diese Stunden nur für deine Aufgaben eingesetzt?

Nein, ich habe diese Stunden mit anderen Teammitgliedern geteilt. Einer der Hauptvorteile von Caster besteht darin, dass wir uns den Service als Team teilen können. Durch die verschiedenen Aufgaben, die Caster von uns übernehmen konnte, haben wir unsere vertraglich vereinbarten Stunden effizient genutzt, da sie nicht nur auf mich beschränkt waren. Das war ein enormer Vorteil.

Auch meine Kollegen aus dem Back Office profitieren von Caster, da sie eine Menge Papierkram oder digitalen Papierkram zu erledigen haben. Auch die Geschäftsleitung setzt die Dienste für einige grundlegende Recherchen ein.

Das ist eine intelligente Art, unseren Service zu nutzen. Könntest du mehr darüber erzählen, wie du und deine Kollegen von Caster Diensten profitieren?

Es dauerte nicht lange, um zu verstehen, wie wir Caster in unseren Arbeitsablauf integrieren und den Arbeitsstil von "Ich mache alles selbst" zu "Okay, ich muss nicht alles selbst machen?" ändern können.

Unser Team fand im Laufe der Zeit immer mehr Aufgaben, die ausgelagert werden konnten, so dass inzwischen drei verschiedene Personen die Dienste nutzen. Es dauerte nicht lange, bis wir verstanden hatten, wie wir Castern unseren Arbeitsablauf integrieren und den Arbeitsstil von „Mache es selbst“ zu „Okay, ich muss nicht alles alleine machen“ ändern konnten.

Wenn ich zum Beispiel einen Workshop vorbereite, muss ich alle Beiträge manuell abtippen? Jeder kann das. Informationen von einem Format in ein anderes übertragen, einfache Recherchen online durchführen, verschieden digitale Tools vergleichen - für diese Aufgaben sind keine spezielle Kenntnisse erforderlich.

Caster hat mit geholfen, mir nicht nur meine Zeit zu sparen, sondern auch mir mehr Headspace zu bekommen..

Lagerst du hauptsächlich Routineaufgaben oder einmalige Aufgaben an Caster aus?

In meinem Beruf als strategische Planerin passiert nichts routinemäßig. Es ist alles anders. Die einzige gemeinsame Aufgabe ist Recherche. Die meisten meiner Kollegen sagen, dass ihre Arbeit keine Routine hat. Caster virtueller Assistent kann ohne Probleme einmalige Aufgaben von uns übernehmen.

Was hat Sie bei der Zusammenarbeit mit Caster insgesamt am meisten beeindruckt?

Unser virtueller Assistent war sehr, sehr schnell und sehr zuverlässig. Wenn wir zu einer Aufgabe die benötigte Zeiteinschätzung bekommen, die Arbeit in der Regel vor dem geschätzten Termin oder pünktlich geliefert.

Natürlich muss man ein wenig Zeit einplanen, um sicherzustellen, dass man das Ergebnis fristgerecht erhält. Das ist genau so, wenn man die Aufgaben selbst erledigt. Die geschätzten Arbeitsstunden, die Caster mir genannt hat, entsprechen denen, die ich für mich selbst anrechnen würde, was mich mehr überzeugt hat.

Die Planung aller Leistungen mag ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, aber das ist es wert, denn mit der gewonnenen Zeit kann man sich um andere Themen kümmern. Nicht nur, weil man Zeit gewinnt, sondern auch, weil man sich von lästigen Arbeiten befreit. Caster hat all diese lästigen, zeitraubenden Aufgaben abgenommen, auf die ich mich sonst konzentrieren müsste.

Man muss sich auf diese Aufgaben konzentrieren, auch wenn sie einem keine neuen Erkenntnisse und Informationen bringen. Auf diese Weise hat Caster dazu beigetragen, Zeit und Nerven zu sparen, so dass man sich auf Aufgaben mit größerem Mehrwert konzentrieren kann.

Wie finden Sie die Zusammenarbeit mit unserer Projekt Managerin, die für die Koordination Ihrer Aufgaben zuständig ist?

Unsere engagierte Front Assistentin war immer pünktlich, hilfsbereit und freundlich. Ich habe gerne mit ihr zusammengearbeitet. Das Ziel dieser Person ist es, den besten Service zu bieten und Ihnen zu helfen. Es ist sehr interessant mit jemandem zu arbeiten, der sehr serviceorientiert ist. Wenn man in Teams und Organisationen arbeitet, ist das normalerweise nicht der Fall, selbst wenn man einen Junior Mitarbeiter zur Unterstützung hat. Diese Kollegen sind nicht da, um einen zu bedienen, sondern um zusammenzuarbeiten.

Es ist ein interessanter Effekt, wenn man eine Dienstleistung bucht. Die natürliche Motivation und das Ziel dieser Person besteht darin, herausragenden Service zu bieten, und das ist manchmal eine ganz andere Dynamik als bei der Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern.

Auch wenn Sie nur bestimmte Themen auslagern können, die nicht diese Art von kritischem Wissen oder kritischem Verständnis Ihres eigenen Unternehmens erfordern, hat dies erhebliche Vorteile, die Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen nicht unbedingt haben, weil die Beziehungsdynamik eine ganz andere ist.

Bei der Zusammenarbeit mit Caster gibt es keine Überraschungen oder Unsicherheiten.

Outsourcing ist in der Regel mit einer gewissen Unsicherheit verbunden. Hatten Sie dieses Gefühl, als Sie zum ersten Mal mit unserer virtuellen Assistentin zusammen gearbeitet haben?

Als ich unserer Projekt Managerin zum ersten Mal eine Anfrage schickte, kam sie mit einem Entwurf zu mir zurück, bevor sie die Aufgaben weiter bearbeitete. Dieser erste Entwurf ist äußerst nützlich, weil man von dort aus Kommentare hinzufügen und sich vorstellen kann, wie das Endergebnis aussehen könnte. Es gibt keine Überraschungen. Du fühlst dich sicher und weißt, dass die Assistenten sich verpflichten, deine Aufgabe auf diese Weise zu erledigen.

Die fertige Arbeit ist gründlich und solide, und sie entspricht dem, was ich in diesem ersten Entwurf vereinbart habe. Du kannst davon ausgehen, dass die Kommentare, die du hinzufügst, schlussendlich so bearbeitet werden, wie du es dir vorstellst.

Wem würden Sie Caster empfehlen?

Freiberufler, die viel mit Kunden arbeiten, oder kleinere Unternehmen, wie wir, werden den Dienst als sehr nützlich empfinden. Wenn das Team klein ist, muss man immer noch all die gleichen Dinge tun, die alle Unternehmen tun müssen, jedoch mit weniger Leuten.

Wenn man einen virtuellen Assistenten hat, der einem einige Dinge von der Aufgabenliste abnimmt, hat das Team genug Zeit, um sich auf die strategische Planung zu konzentrieren. Wenn ich zum Beispiel jemals wieder freiberuflich tätig werde und mir einen Kundenstamm aufbaue, wird es für mich sehr vorteilhaft sein, wieder mit Caster zusammenzuarbeiten, weil ich so meine Zeit optimal nutzen kann.